Fluxogramas

Fluxogramas Simplificando sua Gestão

Posted on Posted in Gestão

Fluxogramas Simplificando sua Gestão Usando em 3 Passos Simples (o #2 é meu favorito)

Um procedimento é uma forma definida de execução de determinadas atividades de trabalho e pode ou não ser documentada. Procedimentos são criados por nós de forma natural: você tem um procedimento para tomar banho, para lavar a louça, para se comunicar e para executar suas atividades profissionais, ainda que isto não esteja por escrito em algum lugar, ou que ninguém tenha dito propriamente como fazer, nós criamos procedimentos automaticamente.

As normas internacionais padrão ISO, como 9001, 14001, 17025 e outras utilizam (ou utilizavam) o conceito do Procedimento. Ainda hoje, mesmo para as normas que aboliram o termo em seu texto, o procedimento documentado continua sendo recomendado por auditores e consultores como uma forma de definição de execução de atividades.

Porém, a forma de aplicação dos procedimentos acaba por ser de leitura muito cansativa para algumas pessoas, ou, por conter termos complexos, pode ser ininteligível para alguns. De qualquer forma, o objetivo de um procedimento escrito pode acabar não sendo atingido. Algumas empresas têm procedimentos que passam das 20 páginas de leitura para atividades operacionais e no dia-a-dia isso pode se tornar inviável.

Os fluxogramas

O fluxograma facilita o entendimento dos procedimentos por utilizar formas gráficas que serão facilmente compreendidas por qualquer pessoa que o ler. Vamos agora aos passos para aplicar os fluxogramas como parte de seus procedimentos:

#1 – Faça junto

Em sua empresa, quem define seus procedimentos? O departamento da Qualidade? Engenharia de Manufatura? Técnicos de Processos? A diretoria? Ninguém?

O fluxograma é uma parte integrante da gestão por processos, e os processos são desenvolvidos e executados por pessoas que nem sempre serão os detentores do conhecimento de como fazer um fluxograma.

Times multifuncionais em geral trabalham melhor para desenvolver estes conceitos. Cada um pensa em uma parte, todos unem seus pensamentos em algo maior e colocam para uso. Desta forma você conta com ideias de quem realiza o processo, quem controla o processo e quem define o processo. Todos se sentem parte do desenvolvimento e vão fazê-lo acontecer juntos.

#2 – Pense simples

O uso dos fluxogramas facilita, contanto que você os utilize bem. Considerar cada saída existente de cada telefonema recebido por seu atendimento pode gerar centenas de saídas diferentes, que precisarão ser claras e fáceis de serem acessadas, ou ninguém vai consulta-las.

É essencial ao desenvolver este método de trabalho, considerar que as pessoas que utilizarão o fluxograma devem entendê-lo de forma clara. Não tente escrever bonito para mostrar aos gerentes, tente escrever usando formas que quem utiliza vai entender. Na sua área fabril usam o termo “puxador” ao invés de “manopla”? Simplifique. Menos é mais.

Todas as etapas precisam ser detalhadas ao extremo? Caso não precisem, faça algo simplificado e veja o andamento. Se precisar, é mais fácil incrementar depois do que ficar queimando neurônios tentando imaginar o que fazer em cada mínima parte do processo.

Utilizar folhas A0 (84cm por 118cm!) não é uma boa ideia na maioria dos casos. Tente trabalhar com partes menores que caibam facilmente em uma A4 (sulfite normal) e que ainda assim sejam legíveis.

#3 – Utilize formas padronizadas

Depois de pensar nos fatores mais importantes, agora vamos à parte técnica. As formas padronizadas de desenvolvimento de fluxogramas são algumas, sendo as apresentadas a seguir as principais:

Retângulo: Representa uma ação. Algo que deve ser feito em uma determinada etapa depois de uma entrada e que vai gerar uma saída para outra etapa. O retângulo em si representa um pequeno processo, com suas próprias entradas e saídas.

Losango: Representa uma decisão do processo. A decisão do processo não necessariamente é a decisão das pessoas que executam o processo. Um exemplo claro deste item em um processo é “Está chovendo? ” Se está, faça “Pegar guarda-chuva” se não, faça “Colocar óculos de sol”.

Oblongo: Represente o início e fim de um processo. O início de um processo é o fim de outro e o fim de um processo é o início de outro. Sempre.

Círculo: Representa referências. Como eu faço para pular de página? Use um círculo. Como em um texto que tem números de referência, o círculo pode ser utilizado desta mesma maneira para identificação entre partes.

Evite ficar inventando muitos símbolos para o seu fluxograma, pois alguns destes padrões são utilizados a nível mundial, portanto você poderá ter fluxogramas que só sua empresa entende.

Se você se interessou pelo uso de fluxogramas para desenvolvimento de Procedimentos, fique atento, pois lançarei em breve um curso Grátis sobre o assunto.

Lembre-se, mais importante do que aprender, é colocar em prática o que se sabe.

Boa Sorte e Sucesso!

Guilherme Bezerra é Coach, Auditor, Professor e Gerenciador de Sistemas de Gestão, com mais de 10 anos de experiência na área. Seu foco é oferecer soluções simples para problemas complexos, auxiliando quem mais precisa a alcançar grandes resultados.
[sgmb id=”1″]

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *